I trend che stanno rivoluzionando i modelli operativi delle imprese – come l’efficientamento operativo, la digitalizzazione e la decarbonizzazione – uniti ad eventi disruptive e al cambiamento delle relazioni internazionali hanno messo in luce le carenze di un modello di creazione del valore basato su catene di approvvigionamento molto estese geograficamente.
Questi eventi, e le conseguenze che hanno avuto – si pensi, ad esempio, alla crisi delle materie prime – stanno spingendo le aziende a ripensare al flusso organizzativo delle filiere di approvvigionamento MRO (Maintenance, Repair and Operations) e capire come la funzione acquisti possa generare del valore per le singole aziende.
Per delineare meglio gli scenari di questa transizione e individuare le strategie adottate dalle imprese, nonché le criticità che devono essere affrontate RS Italia, marchio commerciale di RS Group plc (fornitore omnicanale globale di prodotti e servizi per clienti industriali), ha realizzato una ricerca sul procurement dei materiali indiretti.
Un lavoro realizzato congiuntamente con ADACI, l’Associazione Italiana Acquisti e Supply Management e con l’Università Europea di Roma, mirato ad analizzare i processi di acquisto degli MRO nelle imprese italiane, indagando le prassi più comuni e le criticità condivise.
In particolare, la ricerca affronta in maniera trasversale molteplici aspetti, tra cui:
• Sostenibilità;
• Digitalizzazione;
• Servitization;
• Gestione dei fornitori
Indice degli argomenti
Sempre più aziende si affidano a strumenti digitali per gestire le complessità degli acquisti MRO
L’indagine 2023 conferma la presenza di molteplici pressioni competitive che impattano negativamente sull’efficienza dei processi di approvvigionamento, relative a:
- la riduzione dei budget operativi e la necessità di aumentare l’efficienza della spesa MRO (rispettivamente per il 18,6% e 18,9% delle imprese intervistate)
- la necessità di aumentare la produttività aziendale e al contempo ridurre i costi di magazzino (segnalata dal 15% del campione)
- la razionalizzazione il numero di fornitori (segnalata dall’11% del campione)
- la difficoltà di quantificare i bisogni vale a dire stimare quanto ciascuna richiesta inciderà sul budget
Ancora poco determinante, contrariamente, l’influenza del fattore “sostenibilità” nella scelta delle metodologie di acquisto di MRO: solo il 5,3% delle imprese lo ha citato tra le esigenze primarie.
Strumenti che, tuttavia, richiedono un aggiornamento delle competenze necessarie ad affrontare l’incertezza di questo momento e contribuire più efficacemente alla creazione di valore per le imprese. Un percorso già presente nelle intenzioni o nei desideri degli addetti agli acquisti MRO: secondo la ricerca, infatti, più del 20% delle imprese intervistate dichiara esplicitamente di voler disegnare nuove procedure operative. Il 17,1% del campione intende procedere ad una razionalizzazione del numero dei fornitori (per semplificare il controllo della spesa ed il monitoraggio delle prestazioni), mentre il 16,4% ritiene indispensabile introdurre sistemi digitali per il monitoraggio delle disponibilità e dei fabbisogni. Inoltre, il 15,7% delle imprese intervistate auspica un ampliamento del mandato delle funzioni richiedenti (es. manutenzione) – con coordinamento della funzione acquisti – mentre il 10,6% del campione necessita di un ampliamento del mandato e delle competenze dell’ufficio acquisti.
“Attraverso questa ricerca abbiamo voluto indagare quali sono le principali criticità che le aziende devono affrontare per assicurare la continuità del business e lo sviluppo organizzativo, quando si parla di acquisti MRO.” – spiega Diego Comella, Managing Director RS Italia – “In particolare, abbiamo voluto sottolineare la necessità dell’ufficio acquisti di dotarsi di nuove professionalità e competenze per affrontare l’incertezza di questo momento e contribuire più efficacemente alla creazione di valore per le imprese”.
Le criticità legate ai processi di acquisto MRO
A fronte di tali pressioni, le criticità legate ai processi di acquisto restano varie e riconducibili a due macro-gruppi: quelle esterne, connesse alla gestione del portafoglio fornitori, e quelle interne, legate all’interazione con i vari reparti aziendali, i cosiddetti clienti interni.
Per quanto riguarda la gestione dei fornitori, le criticità individuate risultano di minoritaria importanza per gli addetti: solo il 37% afferma che questo aspetto rappresenta un problema quotidiano (incluso tra le principali preoccupazioni strategiche delle aziende). Anche la percentuale di aziende che trova difficoltosa la gestione degli strumenti di e-procurement è minoritaria (28%). Al contrario, il 39% delle aziende desidera una maggiore presenza di soluzioni tecnologiche a supporto dei processi di acquisto.
Per quanto riguarda i punti deboli di questi processi, la ricerca evidenzia la gestione degli asset obsoleti (elemento molto critico per il 49% delle aziende) e la disponibilità di personale qualificato per l’ufficio acquisti (molto critico per il 46% del campione).
Tra le criticità interne emergono due elementi chiave: la limitata visibilità della spesa MRO totale e l’inclinazione verso acquisti su base emergenziale. Riguardo al primo punto, il 64% delle aziende intervistate riconosce la scarsa visibilità della spesa MRO come una debolezza strutturale dell’organizzazione. Il 47% del campione dichiara di non conoscere l’ammontare della spesa aziendale MRO.
Un dato che, spiegano gli autori della ricerca, può essere letta in due modi: da un lato, è possibile che la difficoltà nel quantificare il totale degli acquisti MRO sia dovuta a una comunicazione carente tra i reparti; dall’altro, potrebbe essere che la determinazione della spesa sia resa complessa dalla diversità dei metodi con cui vengono gestiti i bisogni. Quest’ultima interpretazione si allinea con la dinamica relativa agli acquisti off-contract o emergenziali, strategia adottata da una buona parte del campione. Il 26,8% del dichiara di effettuare acquisti emergenziali per una quota compresa tra il 20 e il 50% e 16,6% del campione afferma di adottare questa politica per oltre il 50% degli acquisti.
Nonostante la maggioranza del campione riconosca tale procedura come inefficace, ciò che emerge dalle risposte dirette e dall’analisi dei dati precedenti è un modus operandi radicato, piuttosto arduo da smantellare. Tale prassi indebolisce il ruolo dell’ufficio acquisti e rende più arduo il passaggio verso modelli di gestione efficienti (e trasparenti) degli MRO.
La gestione e il monitoraggio della base fornitori
La gestione della base dei fornitori rappresenta uno degli aspetti più delicati del processo di approvvigionamento, soprattutto per quanto riguarda la definizione dei criteri di valutazione e il monitoraggio continuo delle prestazioni dei fornitori, che avviene in modo più efficace e sistematico rispetto a quanto dichiarato nell’indagine precedente. Un segno della consapevolezza da parte delle imprese di come questo aspetto abbia un ruolo cruciale per l’efficacia e l’efficienza dei processi di acquisto MRO.
La numerosità dei fornitori è identificata come una delle principali fonti di complessità, sia perché richiede la gestione delle “ridondanze”, sia perché impone alla funzione acquisti di evolvere verso ruoli più sofisticati per acquisire le competenze necessarie a gestire in modo strategico il procurement e costruire relazioni solide con i fornitori.
Le aziende del campione sono state intervistate sul numero medio di fornitori utilizzati, suddivisi per categorie: materiali diretti, materiali indiretti e servizi. Su questo fronte, l’analisi evidenzia che:
- in relazione ai materiali diretti, il 23% del campione utilizza un numero medio di fornitori che va da 50 a 100 unità, mentre il 15% degli intervistati utilizza più di 250 fornitori
- nella categoria dei materiali indiretti, il 23% delle aziende interpellate utilizza da 26 a 50 fornitori, mentre il 15% degli intervistati utilizza più di 250 fornitori
- nella categoria dei servizi, più della metà del campione utilizza basi di fornitura modeste (con valori compresi nei due range 11-25 e 26-50), mentre solo il 13% delle imprese utilizza più di 250 fornitori.
Per quanto riguarda la selezione e/o valutazione dei fornitori, l’indagine rileva che i parametri impiegati sono: qualità delle forniture (66%), puntualità delle consegne (63%), affidabilità (62%) e disponibilità (55%).
Meno del 40% dei rispondenti inserisce il prezzo tra le prime cinque priorità prestazionali dei fornitori MRO. Risposte che, secondo i ricercatori, evidenziano come i criteri di valutazione siano correlati – con un rapporto di causa-effetto – alle necessità aziendali, legate ad una serie di fattori, tra cui l’obsolescenza degli asset (macchinari, impianti, strumentazioni). Un problema, quest’ultimo, piuttosto comune alle imprese: il 48,5% delle realtà intervistate dichiara infatti di avere un grado medio di obsolescenza, il 35,1% un basso grado di obsolescenza, mentre 11,3% del campione dichiara un alto grado di obsolescenza.
Le opportunità (ancora poco sfruttate) della servitizzazione
Accanto al perdurare di approcci “tradizionali” e inefficienti, emerge una situazione ancora poco matura rispetto a nuovi modelli relazionali con i fornitori di MRO più moderni. Gli approcci collaborativi ed integrati, in cui il venditore e l’acquirente instaurano una relazione non basata solamente sul prodotto ma arricchita da una serie di servizi (la cosiddetta servitization) mirati alla razionalizzazione dei costi e delle voci di spesa sono infatti ancora poco adottati dalle imprese.
Sebbene, infatti, ci sia stato un aumento rispetto al dato del 2022 riguardo l’adozione di questi modelli – tra le aziende intervistate la percentuale di imprese che adotta sistemi lean/kanban è pari al 40,2% nel 2023, mentre nel 2022 era del 19,9% – nella gestione degli acquisti MRO tende a prevalere un approccio tradizionale, basato sull’utilizzo delle giacenze.
Il principale ostacolo resta quello culturale: le aziende, infatti, temono che adottando modelli collaborativi incentrati sulla servitizzazione possano perdere autonomia decisionale e controllo sui processi di acquisto.
Per le poche aziende che invece hanno già sperimentato questi modelli, i servizi in questione possono presentarsi in diverse forme: dalla gestione autonoma del magazzino da parte del cliente alla vendita di servizi di manutenzione o formazione tecnica.
Spesso, la servitizzazione si concentra sui servizi di supporto offerti dal fornitore per ottimizzare le spese del cliente. Una delle strategie di servitizzazione più comuni nell’ambito degli acquisti di materiali di consumo e manutenzione (MRO) è quella dell’inventario gestito dal venditore, noto anche come Vendor-Managed Inventory (VMI). Si tratta tuttavia, come già citato, di un approccio che riscontra ancora poco interesse da parte delle aziende: solo il 19% del campione ha infatti dichiarato di farne ricorso per gli acquisti MRO (con una tendenza più marcata per le commodities e i materiali a basso valore e alta rotazione).
Nonostante ciò, quando è operativa la scelta della strategia VMI viene valutata molto positivamente. Nello specifico, le aziende che usufruiscono dei servizi di Vendor-Managed Inventory degli MRO riportano: minore complessità di gestione dei processi di acquisto (20,5%); prezzi dei prodotti più competitivi (25%); minori costi di gestione dei magazzini (20,5%); maggiore efficienza / produttività aziendale (13,6%)
Interessante è il dato secondo cui l’11,4% dei rispondenti associa il VMI a minori costi del ciclo di approvvigionamento mentre solo il 6,8% dei rispondenti riferisce di maggiore disponibilità dei prodotti.
Sostenibilità e digitalizzazione come leve strategiche per promuovere efficienza
Tra i trend di cambiamento monitorati dalla ricerca vi è il rapporto tra sostenibilità e digitalizzazione, che sempre più aziende percepiscono come leve strategiche per efficientare gli acquisti MRO.
La sostenibilità è ormai un concetto radicato nella strategia aziendale, interpretato attraverso la prospettiva della triple-bottom line (sostenibilità economica, sociale ed ambientale). Rispetto all’indagine del 2022, le aziende intervistate mostrano una maggiore consapevolezza per il consolidamento dei trasporti (11,3%) e per gli acquisti effettuati principalmente da fornitori locali (11,7%). Contrariamente, le strategie di utilizzo di packaging sostenibili (ad esempio, riciclati o biodegradabili) sono ancora poco diffuse (7,1%), così come l’uso di prodotti ecologici per la pulizia (7,5%).
Il tema della sostenibilità si interseca con quello del monitoraggio dell’efficienza aziendale, considerato prioritario in diversi ambiti: per l’87% degli intervistati è infatti prioritario il monitoraggio – anche digitale – delle condizioni tecniche di funzionamento (efficienza e produttività); il 69% del campione identifica come priorità il monitoraggio energetico degli asset aziendali; il 66% delle imprese ritiene indispensabile monitorare la taratura degli strumenti di misura per evitare sprechi di risorse.
Sebbene le maggiori preoccupazioni delle imprese siano legate all’efficienza operativa ed ambientale delle operazioni aziendali, con un focus specifico sulla riduzione del consumo energetico (a fronte di un significativo aumento dei costi per l’energia), la digitalizzazione appare come un mezzo per migliorare il controllo ed il monitoraggio di asset e fabbisogni, con l’obiettivo di contribuire in modo sistemico ad una maggiore efficienza (e quindi sostenibilità) dell’intera organizzazione.
Il legame tra tecnologia, efficienza e sostenibilità traspare anche dalle informazioni sulle sfide che il team di manutenzione ed ingegneria aziendale sente di dover affrontare nei prossimi 12 mesi. Tra le più sentite si rilevano: assicurare la disponibilità di parti di ricambio per gli asset aziendali (22,3%) e gestire i leadtime di approvvigionamento per i pezzi di ricambio (19,4%). È altresì importante assicurare il funzionamento ordinario degli asset (18%) e ridurre il consumo energetico (15,2%). In linea con il grado medio di obsolescenza degli asset dichiarato dalle imprese del campione, sostituire tali investimenti non sembra una priorità (lo è solo per il 10,4% dei rispondenti).
In tema di sfide per la funzione acquisti, invece, le imprese intervistate identificano tre priorità: identificare con precisione le fonti di rischio nelle catene di fornitura (28,2%), gestire l’inflazione e l’aumento dei costi (24,5%) e affrontare le conseguenze delle dinamiche geopolitiche (12,2%). In aggiunta a questo ambito, ricorre anche il tema della necessità di nuove competenze per l’ufficio acquisti – l’11,8% delle imprese identifica come prioritaria la capacità di attrarre e trattenere i migliori talenti – e quello del monitoraggio delle prestazioni dei fornitori in tema di sostenibilità (7,8%).
“Questa ricerca mostra alcuni interessanti risultati: la razionalizzazione degli acquisti MRO è divenuta una priorità strategica così come sono divenuti centrali, nel dialogo tra imprese, i temi della sostenibilità e digitalizzazione dei processi di acquisto. In quest’indagine, inoltre, emerge per la prima volta il tema della collaborazione: strumento necessario per far evolvere il rapporto tra acquirente e fornitore verso forme più integrate, strutturate e di lungo periodo. A fronte di queste evoluzioni emerge con forza un fabbisogno trasversale di competenze dedicate agli acquisti MRO, finora piuttosto diluite, per assicurare a tali processi efficienza ed efficacia”, spiega Emanuela Delbufalo, Preside della Facoltà di Economia dell’Università Europea di Roma e Professore Ordinario di Operations & Supply Chain Management.
L’impegno di RS Italia per la sostenibilità e l’efficienza dei processi di acquisto MRO
RS Italia è impegnata ad aiutare le aziende ad affrontare e superare queste complessità, secondo un approccio legato alla sostenibilità e declinato lungo le tre direttive menzionate.
“RS Italia ha come obiettivo quello di raggiungere risultati straordinari per un mondo migliore. In questo senso, ci impegniamo ad essere un’azienda sostenibile e a creare una sinergia tra i dipendenti, i clienti, i fornitori e le comunità locali, al fine di promuovere la sostenibilità e migliorare la vita delle persone”, spiega Comella.
Per questo motivo, da oltre 30 anni l’azienda supporta i propri clienti proponendosi come un partner unico e affidabile per gli acquisti MRO. Accanto ai prodotti, offre anche molteplici servizi a valore aggiunto, in grado di facilitare, velocizzare e automatizzare i processi aziendali, partendo dalla digitalizzazione del ciclo di acquisto con sistemi di eProcurement, fino ad arrivare a soluzioni che permettono di trasformare la gestione del magazzino riducendone i costi e migliorando la disponibilità dei prodotti.
“Lavoriamo ogni giorno, per essere al fianco dei nostri clienti come un partner commerciale che ispira e innova, che trova soluzioni per affrontare le sfide industriali e ingegneristiche di oggi e di domani. Con le nostre soluzioni a valore aggiunto in ambito eProcurement, gestione delle scorte e manutenzione aiutiamo le aziende a migliorare i processi di approvvigionamento risparmiando tempo e denaro e creando maggiori efficienze in ambito MRO”, conclude.
