Uno degli obiettivi che accomuna i principali vendor di ERP è portare gli agenti AI nelle proprie piattaforme gestionali. D’altronde è lì che vivono i processi core di ogni azienda e non esiste una singola area che non possa trarre beneficio dall’automazione intelligente.
In questa direzione che muovono sia i vendor, sia i loro partner, che mettono a frutto le proprie competenze tecniche e di processo per trasformare questa opportunità agentica in un beneficio concreto per i clienti.
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Perché gli agenti AI nativi nell’ERP offrono prestazioni superiori
Chi usa Business Central come cuore gestionale dell’azienda sa che Microsoft sta investendo con decisione sugli agenti AI. Dopo i primi moduli verticali, come quelli per i pagamenti e per gli ordini di vendita, l’attenzione si è spostata su Agent Designer, lo strumento che permette di progettare agenti personalizzati direttamente dentro Business Central in modalità no-code e in linguaggio naturale. È disponibile in anteprima e Microsoft lo sta portando verso il rilascio ufficiale per partner e utenti finali.
Il punto interessante non è solo poter creare un agente e integrarlo con l’ERP, perché come vedremo questo si può fare da tempo con strumenti esterni all’ecosistema gestionale. Il beneficio è che l’agente è al 100% integrato in Business Central, ovvero lavora dentro il gestionale come un operatore che esegue le azioni al posto di una persona e/o con la sua supervisione.
Secondo Antonio Toscano, Head of BU Dynamics Application di Innovio, “Il punto di forza dell’agente nativo è che è possibile costruire un vero e proprio collaboratore virtuale che lavora in background e che può essere addestrato a compiere funzioni. Il dato non esce dall’ERP: l’agente opera dall’interno del programma, con i dati che restano nell’ecosistema Microsoft e su infrastruttura europea. Questo ci permette di essere nativamente in linea con le esigenze di sovranità del dato e di governo del GDPR. Con un agente che dialoga con sistemi esterni, invece, hai più elementi da gestire in termini di sicurezza, protezione e anche di affidabilità della risposta”.
Gestire i limiti applicativi: cosa fare quando un agente nativo non basta
La portata innovativa di uno strumento come Agent Designer è evidente. Per questo Innovio come partner Microsoft ha già prodotto casi d’uso specifici, con l’obiettivo di costruire una libreria di agenti. Questo lavoro poggia sull’esperienza accumulata negli anni e sulla ripetibilità delle esigenze: molte aziende, soprattutto dello stesso settore, hanno bisogni simili, e un agente già collaudato si adatta più facilmente, con costi e tempi minori, di uno costruito da zero.
Può capitare, però, che non sia possibile intervenire con un agente nativo. “Quando servono informazioni che l’ERP non possiede, per esempio previsioni sull’andamento del mercato, occorre interrogare modelli di AI esterni”, spiega Toscano. “Questo l’agente nativo non lo fa, a meno di aggiungere un’estensione. Ed è qui che entra in gioco la nostra applicazione: unisce i dati interni di Business Central con modelli di AI esterni per elaborare scenari e calcolare i parametri operativi”.
L’azienda punta dunque a coprire tutte le esigenze d’uso, in particolare su tre livelli.
Il primo è quello degli agenti esterni verticali, che dialogano con il gestionale tramite API. Sono flessibili, ma il dato esce dai confini aziendali e cambiano le condizioni di privacy e protezione del dato.
Il secondo sono gli agenti dell’ecosistema Microsoft, come quelli costruiti in Copilot Studio. Offrono più tutele sul dato, ma restano esterni a Business Central e per compiere azioni nel gestionale hanno bisogno di strumenti di workflow come Power Automate.
Il terzo sono, appunto, gli agenti nativi in Business Central, che operano dall’interno del programma, non richiedono licenze esterne e perciò, laddove possibile, hanno la precedenza sulle altre modalità. “Il nostro compito è scegliere caso per caso il livello adatto, mettendo sempre a confronto il valore aggiunto e le implicazioni sul trattamento dei dati”, conclude Toscano.
I principali ambiti d’uso e scenari operativi
In teoria un agente può lavorare in qualsiasi area del gestionale. In pratica i risultati migliori arrivano dove le attività sono ripetitive, ad alto volume e governate da regole chiare. Il grado di automazione però lo decide l’azienda: può lasciare all’agente solo la preparazione del lavoro, oppure affidargli interi passaggi, con i professionisti interni che restano supervisori e decisori.
Avendo raccolto le principali esigenze dei suoi clienti, Innovio sta concentrando lo sviluppo in due ambiti, ma ovviamente senza escludere alcuna estensione.
- Il primo è quello delle operation: pianificazione della produzione e degli approvvigionamenti, ritardi nelle consegne, livelli di scorta. Un agente analizza il valore di rimanenze e ordini, propone in autonomia il riapprovvigionamento e suggerisce modifiche ai parametri di pianificazione. Va oltre la pianificazione classica, che deve essere lanciata da un operatore e lavora su parametri impostati a mano.
- Il secondo è l’area amministrativo-finanziaria, dove ancora oggi si annida buona parte delle inefficienze di processo dovute ad attività manuali: approvazione degli ordini, abbinamento fatture e ordini, solleciti cliente ,e autorizzazioni contabili e commerciali. Un agente gestisce il flusso di approvazione degli ordini fino al rilascio in produzione, attività che oggi si risolvono con personalizzazioni del gestionale o restano manuali.
In tutto questo, il lavoro dell’operatore cambia natura, come si dice da quando l’AI è entrata davvero in azienda. Salvo i rari casi in cui la persona non serve più, perché il processo si basa su logiche rigidamente deterministiche, l’operatore non esegue più i passaggi: verifica e approva gli scenari che l’agente gli presenta. Si ottiene così un chiaro vantaggio per l’azienda, che continua a valorizzare le competenze dei propri professionisti e, allo stesso tempo, libera tempo dalle attività ripetitive.
Il ruolo del partner: un conto è creare l’agente, un altro creare valore
A fronte di uno strumento che punta a democratizzare gli agenti AI, con un’impostazione no-code dentro un ambiente già presidiato su sicurezza, compliance e sovranità del dato, si potrebbe pensare che costruirne uno e portarlo in produzione sia questione di poche ore di lavoro. In realtà, c’è molta differenza tra creare un modulo software e far sì che generi reale valore per l’azienda.
“L’Agent Builder è uno strumento no-code, ma il fatto che un agente sia facile da creare non significa che sia facile da far funzionare bene – spiega Toscano – Un agente va addestrato: gli si danno istruzioni, obiettivi, limiti e i dati su cui ragionare. In pratica si comporta come un operatore che lavora dentro Business Central. Per questo va formato come si formerebbe una persona appena entrata in azienda, e questa formazione richiede chi conosce a fondo sia il processo che l’ERP”.
Qui emerge il valore aggiunto di Innovio come partner Microsoft, la cui competenza entra in tre fasi: “Il primo punto è la scelta e il disegno del processo: capire quali attività affidare all’agente, con quali regole e tolleranze e dove l’intervento umano resta necessario. Il secondo è la conoscenza dell’ERP: se il setup di Business Central non è coerente, l’agente produce proposte sbagliate. Il terzo è il governo del risultato: l’agente propone e l’operatore valida, e definire come avviene questa validazione è parte del progetto”.
Anche l’approccio è consulenziale e proattivo. Raramente (o mai) il cliente chiede al suo partner un agente: porta un’attività percepita come inefficiente o una personalizzazione che vorrebbe realizzare. Conoscendo la piattaforma e i processi dei propri clienti, è il partner a capire dove un agente può generare davvero valore e poi, ovviamente, a farsi carico della sua creazione, integrazione e tutte le attività connesse, anche quelle relative alla gestione del cambiamento. Articolo realizzato con la collaborazione di Innovio
