I cambiamenti che hanno interessato il contesto economico e gli equilibri geopolitici negli ultimi anni hanno spinto le aziende a ripensare le proprie catene di fornitura e i processi di acquisto. Da questo sforzo di riprogettazione, a favore di una maggiore resilienza ed efficienza, non sono escluse le filiere di approvvigionamento MRO (Maintenance, Repair and Operations) che rappresentano un aspetto tanto strategico quanto di difficile gestione per le aziende.
Tante sono le sfide che ruotano intorno al reparto acquisti di un’azienda e tante ancora le opportunità non sfruttate, come sottolinea la recente ricerca realizzata da RS Italia – marchio commerciale di RS Group plc (fornitore omnicanale globale di prodotti e servizi per clienti industriali) – in collaborazione con l’Associazione Italiana Acquisti e Supply Management e con l’Università Europea di Roma.
Per commentare i risultati della ricerca (di cui abbiamo parlato nel dettaglio in questo articolo) abbiamo intervistato Diego Comella, Managing Director RS Italia, e Marco Beltramo, Sales Director dell’azienda.
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Come e perché nasce l’idea di realizzare una ricerca sul procurement dei materiali indiretti?
“Abbiamo deciso di realizzare questa ricerca perché l’approvvigionamento in ambito MRO (Maintenance, Repair and Operations) rappresenta un fattore determinante per l’efficienza e la produttività delle aziende, indipendentemente dal settore e dalle dimensioni delle imprese”, spiega Comella.
“In generale, in qualità di leader nelle soluzioni di approvvigionamento in ambito MRO, desideriamo essere la prima scelta per tutte quelle aziende che vogliono abbattere significativamente i costi di processo legati agli acquisti di materiale indiretto. Con questa ricerca abbiamo voluto far emergere come, negli ultimi anni, la gran parte delle società italiane abbia dovuto fare i conti con nuove improrogabili priorità, come l’efficientamento operativo, la digitalizzazione e la decarbonizzazione. Inoltre, abbiamo evidenziato come i mercati siano sempre più inclini a ripensare al flusso organizzativo delle filiere di approvvigionamento MRO e cerchino di capire come la funzione acquisti possa generare del valore per le singole aziende”.
Quali sono le criticità e le sfide principali che emergono dall’indagine in relazione ai processi di acquisto in ambito MRO?
“In generale – dice Beltramo – l’indagine conferma la presenza di molteplici pressioni competitive che impattano negativamente sull’efficienza dei processi di approvvigionamento. Ad esempio, si conferma evidente il tentativo della funzione acquisti di avere maggiore controllo delle informazioni per procedere a un efficace consolidamento dei fabbisogni. Un buon segnale in questa direzione è rappresentato dall’aumento significativo delle imprese che riconoscono la valenza strategica della centralizzazione degli acquisti MRO.
Se da un lato i dati confermano la tendenza delle imprese ad utilizzare un insieme variegato di metodologie di acquisto, dall’altro aumenta anche il numero delle imprese che si affida con maggiore sicurezza a strumenti più evoluti e digitali. Appare quindi evidente la necessità dell’ufficio acquisti di dotarsi di nuove professionalità e competenze per affrontare l’incertezza e contribuire più efficacemente alla creazione di valore per le imprese.
Dall’indagine emerge anche una tendenza marcata alla centralizzazione degli acquisti MRO: più dell’86% delle imprese del campione dichiara di consolidare i fabbisogni attraverso l’ufficio acquisti. Il 57% delle imprese utilizza il budget di reparto con voci specifiche, mentre il 18% utilizza budget di reparto con voci generiche.
Ma, nonostante questa fortissima dichiarazione di intenti, il 53% delle imprese dichiara anche di inviare richieste spot ai fornitori con medio-alta frequenza. L’insieme delle risposte e la frequenza con cui i rispondenti si contraddicono sull’utilizzo delle metodologie fa pensare ad una grande eterogeneità di comportamenti in cui, sicuramente, prevale la tendenza a vedere l’ufficio acquisti come un punto di riferimento, ma non esclude altre alternative, tra cui l’acquisto off-contract su base casuale o emergenziale“.
E gli ostacoli?
“La ricerca – prosegue Beltramo – si focalizza anche sulle ragioni che più frequentemente impediscono alle imprese il consolidamento sistematico dei fabbisogni, riducendo l’efficienza dei processi di acquisto. Le imprese del campione suggeriscono una gerarchia di criticità da cui emergono tre fattori: numerosità dei prodotti coinvolti (22,2%), frequenti situazioni emergenziali come rotture o fermi macchina (20,6%) e scarsa comunicazione tra reparti o clienti interni (18%). Il 13,6% del campione lamenta anche l’assenza di strumenti digitali per il monitoraggio delle disponibilità e dei fabbisogni. Dai dati emerge un chiaro punto di vista: le fonti di inefficienza sono molteplici e si riferiscono sia ad aspetti di natura strategica sia organizzativa.
Infine, a completamento di queste informazioni e motivo certamente molto influente, sulle diverse inefficienze, si sottolinea l’assetto organizzativo dell’ufficio acquisti: a fronte del bisogno di nuove competenze per innescare l’evoluzione dei processi di approvvigionamento, il 43,3% delle imprese dichiara di non aver modificato l’assetto del team di acquisto. Solo il 20% del campione dichiara di aver mutato qualitativamente la struttura della funzione, inserendo professionalità con competenze nuove”.
Ora che la maggior parte delle criticità sugli approvvigionamenti che abbiamo vissuto nel periodo pandemico è sostanzialmente superata, c’è qualche lezione che possiamo imparare da questa esperienza?
“La pandemia, così come l’instabilità geopolitica di alcune aree del mondo e la crisi energetica hanno modificato la percezione del futuro e la possibilità di programmarlo. Oggigiorno le aziende operano in un contesto incerto che impone un adattamento continuo alle mutevoli situazioni di mercato, oltre che un’estrema difficoltà nell’identificazione delle fonti di rischio e di approvvigionamento”, dice Comella.
“Mai come oggi ai professionisti del procurement, responsabili della gestione degli stock MRO, viene richiesto di fare di più con budget inferiori senza perdere di vista gli obiettivi di sostenibilità, efficienza e innovazione. Pertanto, il ruolo dei professionisti del procurement diventa centrale: un maggiore controllo delle informazioni e una migliore quantificazione dei fabbisogni MRO sono elementi indispensabili per garantire efficienza all’intero processo. Una migliore gestione dei flussi di comunicazione con gli interlocutori interni ed esterni all’azienda è un elemento critico per mettere in atto politiche di acquisto efficaci.
L’emergere della pandemia ha chiaramente evidenziato la fragilità di un modello di creazione del valore fondato su catene di fornitura estese geograficamente e distanti dai mercati finali. Simultaneamente, le crescenti tensioni tra Cina e Stati Uniti, insieme alla situazione in Taiwan, hanno spinto le aziende europee, e non solo, a riconsiderare la loro presenza in Cina. Tutto questo ha altresì scatenato una crisi delle materie prime e ha richiesto una riconsiderazione delle intricate catene di approvvigionamento globali.
Nel corso degli ultimi anni, questa situazione ha portato alla necessità di puntare su un’economia locale. Perché? Perché la filiera corta rappresenta un modello di produzione che mira a ridurre i passaggi produttivi e le intermediazioni commerciali. Applicata in questo contesto di crisi, l’economia locale permette alle aziende di avere tempi di consegna ridotti e una maggiore stabilità dei prezzi.
L’indagine evidenzia una scarsa visibilità della spesa MRO totale da parte delle aziende. In che modo RS Italia può aiutare le aziende a migliorare la visibilità e il controllo della spesa?
“Quando si tratta di MRO, la centralizzazione degli acquisti e la visibilità delle spese sono fondamentali per eliminare i costi e la complessità del processo. Un approccio integrato alla gestione delle forniture MRO, infatti, consente di razionalizzare i processi, ridurre i costi, migliorare la visibilità delle spese e garantire una gestione più efficiente degli stock. Ciò si traduce in un vantaggio competitivo notevole”.
Sicuramente una delle metodologie più interessanti per gli acquisti di MRO è il sistema Vendor-Managed Inventory (VMI o inventario gestito dal fornitore) che permette di ridurre lo stock medio di periodo ed aumentare l’efficienza nei tempi/lotti di riordino. Decidere di affidarsi a soluzioni di VMI, in cui la gestione delle scorte vengono demandate a un partner esterno, permette di abbracciare un modello operativo innovativo e ridurre i costi complessivi. Inoltre, migliora la collaborazione tra azienda e fornitore e permette di creare relazioni commerciali più solide.
In ottica VMI, RS Italia offre un servizio di Inventory che consente di ottimizzare i livelli di magazzino con conseguenze riduzione del capitale immobilizzato. Questo è possibile perché è direttamente RS a gestire, in modo proattivo, le scorte per conto dei clienti, riducendo al minimo il rischio di sovrastoccaggio e garantendo la disponibilità dei prodotti in modo coerente con il loro consumo. Ciò si traduce in una gestione più efficiente delle risorse finanziarie e logistiche. Inoltre, permette di migliorare anche la visibilità della catena di approvvigionamento, consentendo anche un monitoraggio più accurato della domanda e una pianificazione della produzione più precisa. Ciò porta a una maggiore flessibilità nel rispondere alle fluttuazioni del mercato e alla variazione delle esigenze dei clienti”.
La digitalizzazione dei processi è un tema centrale della ricerca. Perché è così importante per migliorare l’efficienza dei processi di acquisto? Qual è il ruolo della digitalizzazione nel monitoraggio delle prestazioni dei fornitori e nell’ottimizzazione dei processi di acquisto MRO? Quante imprese hanno digitalizzato questo aspetto con soluzioni specifiche?
“Senza dubbio – prosegue Comella – tecnologia e sostenibilità sono due fattori complementari e rispondono contestualmente alla crescente attenzione che gli stakeholder pretendono per gli obiettivi ESG e per lo sviluppo sostenibile. In questo senso, l’utilizzo di tecnologie avanzate, come ad esempio l’Intelligenza Artificiale e l’IIoT, aiuta a monitorare e gestire in tempo reale l’inventario e la domanda, consentendo decisioni più tempestive e accurate.
Entrando nello specifico della ricerca, l’indagine 2023 mostra un deciso incremento della sensibilità delle imprese per la digitalizzazione dei processi ed il monitoraggio dell’efficienza operativa degli impianti. Inoltre, aumentano altresì gli investimenti dedicati alla misurazione degli impatti ambientali (ad esempio, aumenta il numero di imprese che considera strategico misurare le emissioni di CO2 e riqualificare, dal punto di vista energetico, gli edifici industriali).
Oltre a ciò, gli investimenti in digitalizzazione continuano ad essere considerati come priorità strategica dalla maggioranza delle imprese del campione e rispondono alla doppia esigenza di snellire le procedure di acquisto e migliorare la condivisione delle informazioni all’interno dell’impresa.
In generale, la trasformazione digitale è in grado di generare un vantaggio competitivo per le aziende, ma è anche importante ricordare che ogni organizzazione non deve necessariamente fare questo passo da sola. Ci sono, infatti, molti modi diversi in cui la digitalizzazione può essere introdotta nelle imprese: su tutti, la partnership con un fornitore strategico che possa permettere all’impresa di lavorare su diversi percorsi di ottimizzazione, come quelli indotti dall’e-Procurement, dalla gestione digitale dell’inventario, dal monitoraggio delle condizioni e così via”.
RS Italia, ad esempio, mette a disposizione dei propri clienti diverse soluzioni di e-Procurement digitali che permettono alle aziende di mantenere il pieno controllo sulla spesa, ottimizzare i processi e potenziare gli acquisti, incrementando così la produttività a fronte di una netta riduzione dei costi.
RS PurchasingManager, ad esempio, è una piattaforma di e-Procurement web-based per la gestione degli acquisti indiretti che offre completo controllo su budget e spesa. Non richiede investimenti economici o aggiornamenti periodici. La piattaforma è completamente personalizzabile e facile da usare ed è progettata per semplificare ogni fase del processo di acquisto, dall’ordine al pagamento, garantendo al cliente un controllo totale.
La ricerca sottolinea l’importanza di una relazione tra venditore e acquirente non basata solo sul prodotto, ma arricchita da una serie di servizi. Ci potete fare qualche esempio di approccio collaborativo con i fornitori? Quali sono i vantaggi che riportano?
“Sicuramente uno dei dati emersi dalla ricerca che più ci ha colpiti è la progressiva diffusione della servitization: ovvero i servizi a valore aggiunto, ideali per ogni tipo di impresa, dalle PMI alle grandi multinazionali”, dice Beltramo. “Tali servizi riguardano il supporto offerto dal fornitore per razionalizzare ed ottimizzare voci di spesa del cliente e possono assumere diversi aspetti: dalla gestione autonoma del magazzino del cliente alla vendita del servizio di manutenzione o formazione tecnica”.
RS Italia propone servizi a valore aggiunto, per facilitare, velocizzare e automatizzare i processi aziendali, partendo dalla digitalizzazione del ciclo di acquisto con sistemi di e-Procurement e con la piattaforma web-based RS PurchasingManager, fino ad arrivare a soluzioni capaci di trasformare la gestione del magazzino, riducendone i costi e migliorando la disponibilità dei prodotti, quali RS ScanStock e RS VendStock, rispettivamente sistema kanban a scaffale aperto e vending machine. Inoltre, mette a disposizione dei clienti il servizio di taratura degli strumenti, il supporto tecnico e il servizio clienti e sviluppa soluzioni di consegna pensate ad hoc per le esigenze dei clienti e lavora anche per promuovere la sostenibilità.
“A tal proposito – prosegue Beltramo – all’interno della ricerca abbiamo portato ad esempio dei clienti che utilizzano i nostri servizi a valore aggiunto. Uno di questi, racconta di un’azienda specializzata nella progettazione e produzione di sistemi di magnetizzazione e di misura magnetica che si è rivolta a noi per accelerare e automatizzare i processi d’acquisto e di stoccaggio. In particolare, in azienda c’erano team di lavoro diversi, con differenti esigenze di prodotti e strumenti operativi, questa situazione aveva creato nel reparto acquisti dei veri e propri colli di bottiglia e delle difficoltà nella quantificazione dei fabbisogni di MRO”.
“Negli anni, la mancata centralizzazione degli acquisti ha portato a un’assenza di una pianificazione delle spese. Per ovviare a questi problemi, l’azienda si è rivolta a noi e ha deciso di adottare delle soluzioni che fossero in grado di digitalizzare e automatizzare sia il processo d’acquisto, sia la gestione delle scorte. Dopo un’attenta analisi, la scelta è ricaduta sulle soluzioni PurchasingManager e ScanStock”.
La piattaforma online RS PurchasingManager ha permesso di controllare tutte le attività legate agli acquisti e di monitorare budget e spesa. Inoltre, ha velocizzato e ottimizzato i processi di acquisto, limitato le possibilità di errori o acquisti non in linea con le reali necessità della produzione, abbattendo il rischio di colli di bottiglia nelle fasi di approvvigionamento e di ritardi nell’operatività.
La soluzione RS ScanStock, invece, ha consentito di avere una visione in tempo reale dello stato dell’inventario, di ottimizzare la disponibilità continuativa di materiali e prodotti, ma anche di migliorare la selezione dei supplier, ridurre i costi complessivi e aumentare la produttività.
L’indagine mostra che molte aziende stanno cercando di ridurre il numero dei loro fornitori. In che modo RS Italia può supportare le aziende in questo processo di razionalizzazione?
“Quando si tratta di acquisti per MRO, contenere il numero di fornitori è fondamentale per eliminare i costi e la complessità del processo”, spiega Comella. “In generale, i benefici legati alla razionalizzazione dei fornitori si possono riassumere in riduzione dei costi di approvvigionamento; miglioramento della visibilità della spesa; servitization; monitoraggio KPI fornitori e sostenibilità.
Innanzitutto, la riduzione del numero di fornitori può portare a una riduzione dei costi di approvvigionamento. Concentrandosi su un numero limitato di partner, un’azienda può negoziare contratti più favorevoli, ottenere sconti volume e semplificare le procedure di pagamento e gestione delle transazioni. Questa razionalizzazione contribuisce a ottimizzare le risorse finanziarie e a migliorare la redditività complessiva.
Inoltre, la riduzione dei fornitori può migliorare notevolmente la visibilità della spesa. Gestire un numero limitato di partner semplifica la tracciabilità delle transazioni e facilita la creazione di report dettagliati sulla spesa complessiva dell’azienda. Una maggiore visibilità consente una migliore pianificazione finanziaria e la capacità di identificare potenziali aree di risparmio o di ottimizzazione.
La servitization è un altro beneficio collegato alla razionalizzazione dei fornitori. Lavorando con un numero più limitato di partner, un’azienda può sviluppare relazioni più strette e collaborative. Ciò favorisce l’innovazione congiunta, consentendo alle aziende di offrire soluzioni integrate e personalizzate ai propri clienti, andando oltre la semplice fornitura di beni.
Il monitoraggio dei Key Performance Indicators (KPI) dei fornitori è semplificato quando il numero di partner è contenuto. Questo permette un controllo più efficace delle prestazioni dei fornitori, identificando tempestivamente eventuali problemi e consentendo la pronta adozione di misure correttive. Il risultato è una gestione più efficiente della catena di approvvigionamento e una maggiore affidabilità nelle operazioni aziendali.
Infine, la sostenibilità è un aspetto sempre più importante nella gestione aziendale. Riducendo il numero di fornitori, un’azienda può concentrarsi su partner che condividono gli stessi valori e impegni ambientali. Questa focalizzazione sulla sostenibilità contribuisce a migliorare la reputazione aziendale, soddisfare le aspettative dei clienti e rispondere alle crescenti esigenze di responsabilità sociale d’impresa.
“Lavorando con un partner affidabile, che dispone a sua volta di una solida rete di fornitori, è possibile avere tutte le garanzie necessarie ed evitare i costi nascosti degli acquisti ad-hoc. Ma per raggiungere questo obiettivo, i fornitori scelti non devono solo offrire la più ampia gamma di prodotti possibile, ma devono anche essere certificati, lavorare secondo valori condivisi, essere pronti a risolvere possibili problemi in modo innovativo. Con oltre 750.000 articoli in stock, RS Italia vanta una delle offerte più diversificate e più ampie del mercato MRO, inoltre, accanto ai prodotti, offre anche molteplici servizi a valore aggiunto, in grado di facilitare, velocizzare e automatizzare i processi aziendali”, conclude.
